Regulamin XV Siedleckiego Jarmarku Św. Stanisława
I. Postanowienia ogólne
1. Wystawcy biorący udział w Jarmarku zobowiązują się do przestrzegania zasad zawartych w Regulaminie.
2. Warunki uczestnictwa w Jarmarku określają łącznie niniejszy Regulamin i elektroniczna karta zgłoszenia (KLIK).
3. Podczas Jarmarku obowiązują obostrzenia sanitarne zgodne z wytycznymi GIS.
II. Sprawy organizacyjne
1. Organizatorem XV Siedleckiego Jarmarku Św. Stanisława jest Miejski Ośrodek Kultury w Siedlcach, ul. Pułaskiego 6, 08 – 110 Siedlce.
2. Lokalizacja Jarmarku: wyznaczone przez Organizatora odcinki ulicy Kilińskiego i Pułaskiego oraz Plac gen. Sikorskiego w Siedlcach.
3. Termin Jarmarku: 10-11 maja 2024 r.
4. Godziny otwarcia:
––– 10 maja, piątek
• 7:00-9:45 – przygotowanie stoisk
• 10:00-18:00 – prezentacje produktów
• 11:00 – oficjalne otwarcie Jarmarku
––– 11 maja, sobota
• 9:00-18:00 – prezentacje produktów
• 10:00-18:00 – artystyczne prezentacje, koncerty, wydarzenia towarzyszące
5. Wystawcy zobowiązani są do przygotowania stoisk wystawowych w wyznaczonym przez Organizatora miejscu w piątek 10 maja 2024 r. Do wyznaczonego przez Organizatora miejsca będzie można dojechać samochodem osobowym oraz dostawczym, w celu wyładowania konstrukcji wystawienniczych oraz asortymentu. Jeśli do prezentacji dorobku wystawcy potrzebna jest energia elektryczna i Wystawca zgłosił na nią zapotrzebowanie, powinien dodatkowo we własnym zakresie zabezpieczyć przewód doprowadzający prąd ze skrzynki rozdzielczej. Wystawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność w zakresie zapewnienia bezpiecznego doprowadzenia energii elektrycznej do swojego stoiska. Korzystanie z własnego źródła prądu, wyłącznie na potrzebę swojego stoiska musi być uzgodnione z Organizatorem.
6. Montaż ekspozycji w godz. 7:00-9:45 pierwszego dnia Jarmarku.
7. Demontaż ekspozycji w godz. 18:00-20:00 drugiego dnia Jarmarku.
8. Każdy z Wystawców musi pozostać na stoisku przez cały czas trwania Jarmarku, tj. w godz. 9:00-18:00. Niedopuszczalne jest pozostawienie stoiska bez obsługi lub wcześniejsza jego likwidacja bez powiadomienia Organizatora.
9. Organizator zapewnia Wystawcy odpłatnie miejsca wystawiennicze.
10. Dojazd na imprezę oraz wyposażenie stoiska (stoły, krzesła, namioty i inne formy zadaszenia) Wystawcy zapewniają sobie we własnym zakresie.
III. Zasady uczestnictwa
1. Warunkiem uczestnictwa w Jarmarku jest:
a) przesłanie do Biura Jarmarku 29 kwietnia 2024 r. elektronicznej karty zgłoszenia (KLIK) wraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych (załącznik nr 3, dostępny poniżej)
b) zakwalifikowanie stoiska przez Organizatora (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wysyłane jest na adres e-mail podany w zgłoszeniu);
c) wpłacenie należności za zamówione stoisko najpóźniej do 29 kwietnia 2024 r.
2. Wystawcy, którzy chcą skorzystać z promocyjnej oferty dla twórców ludowych, rzemieślników i rękodzielników powinni w zgłoszeniu przedstawić Organizatorowi poświadczenie przynależności do jednego ze Stowarzyszeń bądź Związków zrzeszających twórców indywidualnych np. Stowarzyszenie Twórców Ludowych, Związek Polskich Artystów Plastyków. Maksymalna szerokość stoiska dostępnego w ofercie promocyjnej wynosi 6m.)
3. Wysłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału w XV Siedleckim Jarmarku św. Stanisława. Na prośbę pracowników Biura Jarmarku Wystawcy winni przesłać na adres Biura fotografię przedstawiającą asortyment sprzedawany podczas trwania Jarmarku.
4. Po spełnieniu warunków zawartych w pkt. III.1 Wystawca otrzymuje przepustkę/kartę stoiska opatrzoną numerem stoiska, która jest dokumentem upoważniającym do jego funkcjonowania oraz wjazdu na teren Jarmarku. Dokumenty te będą wysyłane do 9 maja 2024 r. na adres mailowy podany w elektronicznej karcie zgłoszenia.
5. Organizator ma prawo do wyłączenia ze sprzedaży stoiska/towaru niezgodnego z podanym w zgłoszeniu oraz z charakterem Jarmarku oraz do ograniczenia ilości stoisk o tym samym bądź podobnym charakterze.
6. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia udziału w Jarmarku bez podawania przyczyny.
7. O sposobie rozmieszczenia stoisk decyduje Organizator. Przydział stoisk przez Organizatora jest ostateczny i nie podlega negocjacji.
8. Po zakończeniu Jarmarku Wystawca zgłasza Organizatorowi gotowość zdania stoiska.
9. Wystawca może przyjąć do swojego stoiska innego wystawcę (tzw. Podwystawca) po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora i wówczas Podwystawca podlega takim samym warunkom i obowiązkom jak Wystawca, za co Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność.
10. Poza miejscami specjalnie do tego wyznaczonymi, Organizator nie przywiduje możliwości prowadzenia sprzedaży z samochodów lub pozostawiania samochodów na miejscu sprzedaży.
11. Parkowanie dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora.
IV. Odwołanie uczestnictwa
1. Wystawca może odwołać udział w Jarmarku w dowolnym terminie, jednakże:
a) Odwołanie powinno być dostarczone do Biura Jarmarku na piśmie (poczta, mail).
b) Odwołanie w terminie krótszym niż 7 dni przed Jarmarkiem lub po otrzymaniu potwierdzenia udziału przez Organizatora powoduje przepadek 50 proc. wpłaconej
kwoty należnej za stoisko.
c) Za datę odwołania uważa się datę wpływu odwołania do Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu Jarmarku lub jego odwołania bez odszkodowania.
3. W przypadku odwołania Jarmarku przez Organizatora następuje zwrot wszelkich wpłaconych należności.
V. Warunki płatności
1. Wystawca wpłaca należność za Jarmark przelewem na konto Organizatora w wysokości określonej w elektronicznej karcie zgłoszenia (KLIK).
2. Opłatę za udział należy uiścić najpóźniej do 29 kwietnia 2024 r. na konto: ING Bank Śląski S.A. 52 1050 1953 1000 0023 4842 3167. Tytuł przelewu: XV Siedlecki Jarmark Św. Stanisława + nazwa firmy/nazwisko wystawcy
3. W przypadku opłat wniesionych po terminie kwota należna za stoisko zostanie powiększona o 50 proc.
4. Faktury VAT zostaną przesłane na adres e-mail podany w elektronicznej karcie zgłoszenia.
VI. Bezpieczeństwo, zabezpieczenie Jarmarku i ubezpieczenia
1. Wystawca obowiązany jest przestrzegać przepisów porządku, bezpieczeństwa, higieny pracy, a szczególnie w dniach montażu i demontażu oraz wyposażania stoisk.
2. Osoby nie posiadające identyfikatora uczestnictwa w Jarmarku potwierdzonego przez Organizatora będą usuwane przez służby porządkowe z terenu Jarmarku.
3. Organizator ma prawo do wyłączenia ze sprzedaży stoiska/towaru niezgodnego z podanym w zgłoszeniu i charakterem Jarmarku oraz towaru nie dopuszczonego do obrotu przez prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
4. Obowiązuje zakaz wystawiania i reklamy towaru poza miejscem wyznaczonym przez Organizatora.
5. Firmy i podmioty prowadzące sprzedaż artykułów spożywczych zobowiązane są do przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa żywności i żywienia, jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych oraz inne obowiązujące w tym zakresie. Użytkownicy stoisk gastronomicznych i z artykułami spożywczymi są zobowiązani do zapewnienia właściwych warunków higieniczno-sanitarnych. Wprowadzone do obrotu handlowego towary muszą posiadać aktualny okres przydatności do spożycia. Ponadto Użytkownicy są zobowiązani do posiadania w trakcie trwania Jarmarku i okazywania na żądanie odpowiednich służb kontrolnych dokumentów, o których mowa w ustawie o bezpieczeństwie żywienia (Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914 z późn. zm.).
6. Maksymalne natężenie hałasu na trenie stoiska (także w celach reklamy) nie może przekroczyć 60 dB. W przypadku nie przestrzegania tego zapisu, prowadzącego do uniemożliwienia prowadzenia swobodnej komunikacji przez innych Wystawców, Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Wystawcy z terenu Jarmarku przez służby porządkowe.
7. Uczestnicy Jarmarku zobowiązani są do przestrzegania obowiązujących przepisów na terenie Jarmarku, wprowadzenia do obrotu handlowego towarów odpowiednio oznakowanych, posługiwania się legalizowanymi narzędziami pomiarowymi, przestrzegania terminów przydatności do spożycia i trwałości towarów spożywczych przeznaczonych do sprzedaży oraz prawidłowego użytkowania stoiska według regulaminu dołączonego do zgłoszenia uczestnictwa w Jarmarku.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za formę rozliczenia Wystawcy z Urzędem Skarbowym i z innymi instytucjami.
9. Wystawcy sprzedający artykuły wymagające odrębnych pozwoleń lub koncesji (np. alkohol) powinni uzyskać stosowne pozwolenia lub koncesje.
10. Z uwagi na bezpieczeństwo innych Wystawców oraz publiczności, a także zachowania dobrego wizerunku Jarmarku nie dopuszcza się możliwości likwidacji stoiska w czasie trwania Jarmarku.
11. W przypadkach losowych Wystawca uzyskuje od Organizatora zgodę na likwidację stoiska w terminie wcześniejszym niż zakończenie Jarmarku na warunkach specjalnie uzgodnionych zapewniających zachowanie BHP.
12. W przypadku likwidacji stoiska w terminie nieuzgodnionym przed zakończeniem Jarmarku Wystawca opłaca umowną kwotę dodatkową w wysokości kosztu zamówionego stoiska.
13. Teren Jarmarku zabezpieczać będą patrole pracowników agencji ochrony w godz. 7:00-19:00 pierwszego dnia Jarmarku oraz w godz. 7:00-18:00 drugiego dnia Jarmarku.
14. Zaleca się wystawcom ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w Jarmarku, jak również ubezpieczenie ekspozycji.
15. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób trzecich i uszkodzenie ekspozycji znajdujących się na Jarmarku przed, w trakcie i po Jarmarku jak również za szkody spowodowane przez personel, publiczność i osoby trzecie.
16. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem wodą, przerwą w dostawie prądu a także działaniem siły wyższej.
17. Wystawca zobowiązany jest do zgłoszenia Organizatorowi wszelkich szkód.
18. Na Jarmarku obowiązuje zakaz:
a) używania otwartego ognia,
b) wjazdu samochodów na teren Jarmarku w czasie prezentacji produktów,
c) pozostawiania samochodów i innych pojazdów silnikowych na terenie wystawienniczym Jarmarku; samochód pozostawiony na terenie Jarmarku będzie usunięty na koszt Wystawcy,
d) zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń p.poż, przejść dla publiczności, ciągów komunikacyjnych,
e) pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń przystosowanych do ciągłej eksploatacji.
19. Wystawca zobowiązuje się do utrzymania czystości na stoisku i w najbliższym jego otoczeniu.
20. Organizator zobowiązuje się do usuwania śmieci i utrzymania czystości na ciągach komunikacyjnych.
21. Podłączenie do instalacji elektrycznych wykonuje wyłącznie upoważniony przez Organizatora uprawniony elektryk.
VII. Roszczenia i reklamacje
Wszelkie reklamacje Wystawca zgłasza pisemnie w czasie trwania Jarmarku, a po upływie tego terminu prawo do zgłoszeń roszczeń wygasa.
VIII. Postanowienia końcowe
1. Integralną częścią niniejszego Regulaminu są załączniki:
a) Załącznik nr 1. Wytyczne zabezpieczenia ppoż. dla Wystawców;
b) Załącznik nr 2. Przepisy BHP obowiązujące Wystawców;
c) Załącznik nr 3. RODO & zgoda na przetwarzanie danych uczestnika.
2. Spory wynikłe z tytułu udziału w Jarmarku będą rozstrzygane przez właściwy sąd w Siedlcach.